Zum Inhalt springen
ZETL CRM
E-Rechnung So geht’s Prüfregeln FAQ Datenschutz
Anmelden
DE EN
Kostenlos starten
Kostenlos · ohne Anmeldung · im Browser

E-Rechnungen anzeigen und prüfen

Legen Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ab: Sie sehen sie als lesbare Rechnung und können sie gegen die offiziellen Regeln EN 16931 und XRechnung prüfen. Ihre Datei verlässt dabei nie Ihren Browser.

E-Rechnung hier ablegen

XRechnung (UBL oder CII) als XML oder ZUGFeRD / Factur-X als PDF

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Ihrem Browser – es wird nichts hochgeladen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltung kann sie übernehmen, ohne dass jemand etwas abtippt. Ein PDF allein ist deshalb keine E-Rechnung – auch dann nicht, wenn es per E-Mail kommt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen schreiben, ab 2028 alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

XRechnung und ZUGFeRD: zwei Wege zur E-Rechnung

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen. Sie ist eine reine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen – UBL oder CII – und ergänzt die EN 16931 um deutsche Regeln, etwa zur Käuferreferenz und zu den Kontaktdaten des Rechnungsstellers. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie; auch zwischen Unternehmen ist sie verbreitet.

ZUGFeRD – in Frankreich Factur-X – ist ein hybrides Format: ein PDF, das Menschen wie gewohnt lesen, mit einer eingebetteten XML-Datei für die Software. Als E-Rechnung zählt es ab dem Profil BASIC; die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben. Dieses Werkzeug liest beide Formate und zeigt bei ZUGFeRD auch das Original-PDF.

Schritt für Schritt

So lesen und prüfen Sie eine E-Rechnung

  1. Legen Sie die XML- oder PDF-Datei in das Feld oben. Sie sehen die Rechnung sofort als lesbares Dokument: Absender, Empfänger, Positionen, Umsatzsteuer und Zahlungsangaben.

  2. Der Reiter „Amtliche Ansicht“ zeigt dieselbe Rechnung in der Darstellung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), mit allen Feldern und ihren Kennungen (BT-…).

  3. „Jetzt prüfen“ prüft die Datei gegen die offiziellen Regeln: die EN 16931 und bei einer XRechnung zusätzlich die deutschen Regeln. Jeder Befund nennt die Regel, eine Erklärung in einfachen Worten und die Stelle in der Datei.

Das Ergebnis lautet „Gültig“, „Gültig mit Warnungen“ oder „Ungültig“. Fehler machen eine Rechnung ungültig. Warnungen und Hinweise stehen der Verarbeitung meist nicht im Weg, zeigen aber, was der Absender verbessern sollte.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID adressiert eine Rechnung an eine öffentliche Stelle, etwa eine Behörde oder eine Kommune. Sie besteht aus Ziffern- und Buchstabenblöcken, die durch Bindestriche getrennt sind: einer Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer. Der Auftraggeber teilt sie Ihnen mit, meist mit der Bestellung.

In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10). Die XRechnung verlangt dieses Feld immer (Regel BR-DE-15); bei Rechnungen an Unternehmen genügt dort eine andere Referenz des Empfängers, etwa eine Bestellnummer.

Häufige Prüfregeln und was sie bedeuten

Jede Regel hat eine Kennung, die ihre Herkunft verrät: BR-… stammt aus der EN 16931, BR-CO-… prüft Rechenwege und Bedingungen, BR-CL-… Codelisten, BR-DE-… sind die deutschen Regeln der XRechnung und PEPPOL-EN16931-R… Regeln, die die XRechnung aus dem Peppol-Netzwerk übernimmt.

BR-DE-15
Die Käuferreferenz fehlt – bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID.
BR-DE-2 … BR-DE-7
Anschrift oder Kontaktstelle des Rechnungsstellers ist unvollständig: Ort, Postleitzahl, Name, Telefon oder E-Mail fehlt.
PEPPOL-EN16931-R010 / R020
Die elektronische Adresse des Empfängers oder des Absenders fehlt, etwa eine E-Mail-Adresse.
BR-CO-10 … BR-CO-16
Die Summen passen nicht zusammen: Positionen, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag oder Zahlbetrag.
BR-DE-19
Die IBAN für eine SEPA-Überweisung ist ungültig.
BR-CL-23
Eine Mengeneinheit ist kein zulässiger Code, etwa C62 für Stück oder HUR für Stunde.
FAQ

Häufige Fragen

Ist das Werkzeug kostenlos?

Ja. Sie können beliebig viele E-Rechnungen anzeigen und prüfen – ohne Anmeldung und ohne Konto.

Wird meine Rechnung hochgeladen?

Nein. Die Datei wird ausschließlich in Ihrem Browser gelesen und geprüft. Sie wird weder an uns noch an Dritte übertragen und nicht gespeichert.

Welche Dateien kann ich prüfen?

XRechnungen als XML-Datei in den Syntaxen UBL (Rechnung und Gutschrift) und CII sowie ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen als PDF. Andere Rechnungen nach der EN 16931 prüft das Werkzeug gegen die europäische Norm.

Ist die Prüfung verbindlich?

Das Werkzeug verwendet die offiziellen Prüfregeln aus der Validator-Konfiguration der KoSIT – dieselben, die auch der amtliche Validator nutzt; ihre Version steht im Prüfergebnis. Eine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzt das Ergebnis nicht.

Was bedeutet „Gültig mit Warnungen“?

Die Rechnung verletzt keine Pflichtregel, aber eine oder mehrere Empfehlungen, etwa zur Schreibweise einer Telefonnummer. Sie lässt sich in der Regel verarbeiten; die Warnungen zeigen, was der Absender verbessern kann.

Was tun, wenn eine erhaltene Rechnung ungültig ist?

Weisen Sie den Absender auf die Befunde hin und bitten Sie um eine korrigierte Rechnung. Die Regelkennung und die Erklärung helfen ihm oder seinem Softwareanbieter, den Fehler schnell zu finden.

Muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach; zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das das Format darstellt – zum Beispiel dieses Werkzeug.

Über dieses Tool

Der E-Rechnungs-Prüfer ist ein kostenloses Werkzeug von ZETL CRM. Er prüft mit den Regeln der EN 16931 und der XRechnung aus der Validator-Konfiguration XRechnung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT); die amtliche Ansicht stammt aus deren XRechnung-Visualisierung. Beide stehen unter der Apache-Lizenz 2.0. Die Regeln laufen in Ihrem Browser mit SaxonJS von Saxonica.

Lizenzhinweise

SaxonJS — The copyright in the Software belongs to Saxonica Ltd, except for third-party components listed in the documentation that are distributed under license.

DISCLAIMER. THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE COPYRIGHT HOLDERS AND CONTRIBUTORS "AS IS." ANY EXPRESS OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE COPYRIGHT HOLDERS OR CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.

Validator configuration XRechnung, XRechnung visualization — Copyright Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Licensed under the Apache License, Version 2.0 (www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0). Distributed on an "AS IS" basis, without warranties or conditions of any kind.

E-Rechnungen selbst schreiben?

Mit ZETL CRM erstellen Sie Angebote und Rechnungen und versenden sie als XRechnung oder ZUGFeRD – geprüft nach denselben Regeln. Der Einstieg ist kostenlos.

Kostenlos starten